A reunião foi solicitada pelo Departamento de Estado e administrada pela Embaixada do Brasil nos Estados Unidos. A equipe da BB&R e FF/e-Stratégia Pública enviaram à instituição anfitriã toda a informação requerida para facilitar a recepção da delegação. Durante o encontro, Rita Jo Lewis e outros funcionários federais apresentaram aos oficiais brasileiros diferentes programas que têm por objetivo estabelecer linhas de cooperação entre o governo estadunidense e os Estados e prefeituras do Brasil.